Politique de confidentialité

Sinclair Comptabilité Inc. (« nous », « notre » ou « nos ») s'engage à protéger votre vie privée et vos renseignements personnels. Cette Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous visitez sinclairaccounting.com ou comptabilitesinclair.com, utilisez nos portails clients (ensemble, le « Site Web ») ou utilisez nos services. Elle couvre les formulaires en ligne et les documents transmis, ainsi que nos services comptables.

Notre traitement des renseignements personnels est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, modifiée notamment par la Loi 25, et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada, lorsqu'elle s'applique.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Terry Arvanitis Adresse : 5876 Chemin Upper Lachine, Montréal, QC Téléphone : 514-856-2552 Courriel : [email protected]

Si vous avez des questions concernant cette Politique de confidentialité ou souhaitez exercer vos droits en matière de confidentialité, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les informations ci-dessus.

Nous recueillons les types suivants de renseignements personnels :

Coordonnées : • Nom • Adresse courriel • Numéro de téléphone • Adresse postale

Renseignements professionnels : • Nom et détails de l'entreprise • Numéros d'identification fiscale • Informations financières (lors de la prestation de services comptables) • Informations sur l'emploi

Informations sur l'utilisation du site Web : • Adresse IP • Type et version du navigateur • Pages visitées et temps passé • Sources de référence • Informations sur l'appareil

Dossiers de communication : • Enregistrements de vos communications avec nous • Notes de réunion et correspondance

Nous recueillons des renseignements personnels par :

• Collecte directe lorsque vous nous contactez via notre formulaire de site Web, courriel ou téléphone • Lorsque vous engagez nos services comptables • Par le biais de cookies et technologies de suivi similaires sur notre site Web • À partir de dossiers publics lorsque nécessaire pour nos services comptables • De tiers (avec votre consentement) tels que banques ou autres institutions financières

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

• Fournir des services comptables et de tenue de livres • Organiser les documents et en extraire des renseignements, notamment au moyen de traitements assistés par l'intelligence artificielle, pour soutenir nos services • Répondre à vos demandes et questions • Communiquer avec vous au sujet de nos services • Fonctionnalité et amélioration du site Web • Conformité légale et réglementaire • Prévention de la fraude et sécurité • Communications marketing (avec votre consentement)

Avant d'utiliser des renseignements personnels à une nouvelle fin, nous obtenons le consentement lorsque la loi applicable l'exige, y compris un consentement exprès lorsque celui-ci est requis pour des renseignements sensibles.

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à :

• Organismes gouvernementaux (ARC, Revenu Québec) selon les exigences légales • Fournisseurs de services professionnels (avocats, support informatique) sous accords de confidentialité • Fournisseurs d'hébergement et d'infrastructure qui traitent les requêtes Web et les renseignements transmis par nos portails • Fournisseurs de stockage de données qui conservent les dossiers clients et les documents téléversés • Fournisseurs de communications qui traitent les coordonnées, la correspondance et l'acheminement des courriels • Fournisseurs d'analyse et de diagnostic qui traitent les événements d'utilisation, les identifiants techniques et les renseignements sur les erreurs pour nous aider à comprendre et à améliorer notre Site Web • Fournisseurs de traitement documentaire qui traitent les documents et leur contenu, notamment au moyen de traitements assistés par l'intelligence artificielle, pour soutenir nos services • Fournisseurs de signature électronique qui traitent les documents, les renseignements sur les signataires, les signatures et les journaux de signature • Processeurs de paiement tiers • Forces de l'ordre lorsque légalement requis

Google fournit des services de courriel, dont Gmail, et de traitement assisté par l'intelligence artificielle pour organiser les documents et les communications des clients et en extraire des renseignements dans le cadre de nos services comptables. Selon le service utilisé, Google peut traiter les adresses courriel, le contenu des messages, les pièces jointes et les documents soumis au traitement. Consultez la Politique de confidentialité de Google : https://policies.google.com/privacy

Nous utilisons DocuSeal pour les signatures électroniques. Les documents à signer, les coordonnées des signataires, les signatures et les journaux de signature sont traités au moyen de ce service. Consultez la Politique de confidentialité de DocuSeal : https://www.docuseal.com/privacy

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing.

Nous obtenons le consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels lorsque la loi applicable l'exige. Selon les circonstances, le consentement peut être exprès ou implicite. Lorsqu'un consentement est requis pour l'utilisation ou la communication de renseignements personnels sensibles, il doit être exprès.

Les demandes de consentement précisent les fins visées et sont présentées clairement et distinctement lorsque cela est requis. Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales applicables. Ce retrait peut limiter les services que nous pouvons fournir et ne remplace pas les obligations légales de conservation. Communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir de l'aide.

Notre site Web utilise des cookies et des technologies similaires :

Cookies essentiels : Requis pour la fonctionnalité et la sécurité du site Web Cookies d'analyse : Pour comprendre l'utilisation du site Web et améliorer les performances Google reCAPTCHA : Pour prévenir le spam et les abus (soumis à la Politique de confidentialité de Google)

Cloudflare fournit des services de diffusion et de sécurité Web là où ils sont utilisés et traite des renseignements techniques sur les requêtes, comme les adresses IP et les renseignements sur le navigateur. Nous utilisons Cloudflare Turnstile sur certains formulaires des portails clients pour distinguer les visiteurs humains du trafic automatisé. La vérification peut s'effectuer en arrière-plan sans afficher de module. Turnstile traite des signaux techniques comme les adresses IP, les renseignements sur le navigateur et le site demandant la vérification; il n'accède pas aux données saisies dans les formulaires ni aux documents téléversés, ne les conserve pas et ne les transmet pas. Cette description du traitement des formulaires et des documents concerne Turnstile, et non les autres services Cloudflare.

Politique de confidentialité de Cloudflare : https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

Addenda de confidentialité de Cloudflare Turnstile : https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/

Vous pouvez contrôler les cookies par les paramètres de votre navigateur. Cependant, désactiver les cookies peut affecter la fonctionnalité du site Web.

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou utilisés, sous réserve des exigences légales de conservation applicables. Les durées de conservation dépendent du type de document et des obligations comptables, fiscales, professionnelles et autres obligations légales applicables.

Lorsque ces fins sont accomplies et que les délais de conservation requis sont écoulés, nous détruisons les renseignements ou les anonymisons à des fins sérieuses et légitimes conformément à la loi applicable. Communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour connaître la durée de conservation applicable à vos dossiers.

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi applicable, vous pouvez :

- Accéder à vos renseignements personnels et demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques - Demander la suppression de renseignements lorsque la loi le prévoit, notamment ceux recueillis ou conservés illégalement - Obtenir les renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, dans les limites du droit à la portabilité applicable - Retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels - Exercer les droits applicables à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, notamment recevoir des renseignements et présenter des observations à un membre du personnel en mesure de réviser la décision - Demander la cessation de la diffusion d'un renseignement ou la désindexation d'un lien lorsque les conditions légales sont remplies - Déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des renseignements personnels

Pour exercer ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Les exigences légales de conservation et d'autres exceptions prévues par la loi peuvent limiter une demande.

Nous utilisons des mesures de protection techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité, à la finalité, à la quantité, à la répartition et au support des renseignements personnels que nous détenons. Elles comprennent des restrictions d'accès et des mécanismes d'authentification, ainsi que des mesures pour protéger les renseignements lors de leur transmission, de leur conservation et de leur destruction.

Nous maintenons une gouvernance en matière de protection des renseignements personnels et des procédures de gestion des incidents de confidentialité conformément à la loi applicable. Aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage n'est entièrement sécurisée.

Nos fournisseurs de services peuvent recueillir, consulter, traiter ou conserver des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada et dans d'autres pays. Les renseignements traités dans un autre pays peuvent être soumis aux lois de ce pays et accessibles à ses tribunaux et autorités publiques.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec ou de confier leur collecte, leur utilisation, leur communication ou leur conservation à un fournisseur de services à l'extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et mettons en place les mesures de protection et les ententes écrites requises par la loi applicable. Nous procédons uniquement lorsque l'évaluation établit une protection adéquate conformément à la loi. Nous obtenons le consentement lorsque cela est requis.

Nous fournissons des renseignements ou des avis supplémentaires concernant les modifications à ce traitement lorsque la loi applicable l'exige.

Nous recueillons des renseignements concernant les enfants uniquement lorsque cela est nécessaire à nos services et permis par la loi applicable. Pour un enfant de moins de 14 ans, nous obtenons le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur lorsque cela est requis; la loi québécoise permet la collecte sans ce consentement lorsqu'elle est manifestement au bénéfice de l'enfant. Pour un mineur de 14 ans ou plus, le consentement peut être donné par le mineur, le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur, conformément à la loi.

Si nous apprenons que des renseignements concernant un enfant ont été recueillis sans l'autorisation légale requise, nous prenons les mesures correctives appropriées, notamment leur suppression lorsque cela est requis, sous réserve des obligations légales de conservation applicables.

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Nous publions la politique mise à jour et un avis décrivant les modifications sur notre Site Web et diffusons cet avis par des moyens appropriés pour joindre les personnes concernées, conformément à la loi applicable. L'avis indique la date de prise d'effet des modifications.

Lorsqu'une modification nécessite un nouveau consentement, nous l'obtenons avant le début du traitement concerné.

Si vous avez des préoccupations concernant nos pratiques de confidentialité, veuillez d'abord contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de :

Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) Site Web : cai.gouv.qc.ca Téléphone : 1-888-528-7741

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada Site Web : priv.gc.ca Téléphone : 1-800-282-1376